Arkivering fra Survey123

Arkiv

GI-Arkiv må være satt opp for kommunen før Survey123 kan arkivere. Se GI-Arkiv.

Krav til feltnavn

Følgende felter må finnes i Survey123-skjemaet for at innspill skal kunne lagres til arkiv

Felt	Feltnavn
Telefonnummer	telefonnummer
E-post	e_post
Fornavn	fornavn
Etternavn	etternavn

Det arkiverte dokumentet (PDF)

For hvert innsendte skjema genererer Geodata automatisk en PDF som arkiveres som hoveddokument på journalposten. Eventuelle vedlegg arkiveres som egne dokumenter (se Vedlegg lenger ned). PDF-en bygges opp av feltene i skjemaet, og innholdet bestemmes av hvilke felter skjemaet inneholder.

Oppbygning av PDF-en

PDF-en bygges opp i denne rekkefølgen:

1. Tittel (sentrert øverst): tittelen på Survey123-skjemaet. Hvis gårds- og bruksnummer finnes i skjemaet, legges «gårdsnummer/bruksnummer» til i tittelen, for eksempel «Innspill til kommuneplanens arealdel 71/24».
2. Innsender: navn (vist som «Etternavn, Fornavn»), adresse (vises kun hvis skjemaet har et adresse-felt som er fylt ut) og e-post. Hvis skjemaet har et felt med ledeteksten «Jeg sender innspill på vegne av», vises i tillegg «Innspill sendes på vegne av: …» øverst i avsnittet.
3. Gbnr: vises kun hvis gårds- eller bruksnummer er fylt ut, på formen «gårdsnummer/bruksnummer».
4. Ett avsnitt per øvrige spørsmål: overskriften er spørsmålets ledetekst slik den vises i skjemaet, og innholdet er svaret. Avsnittene kommer i samme rekkefølge som feltene i skjemaet. Tomme svar utelates. Datofelter vises på formatet «DD/MM ÅÅÅÅ».
5. Innspill: fritekstfeltet skriv_inn_ditt_innspill (eller innspill_tekst) vises til slutt under overskriften «Innspill» (hvis det er fylt ut).

Hvordan feltene koples til PDF-en

Tabellen under viser hvilke feltnavn systemet kjenner igjen, og hvor verdiene havner i PDF-en. Overskriftene for de øvrige spørsmålene hentes fra ledeteksten (alias) til feltet i skjemaet, ikke fra det tekniske feltnavnet.

PDF-overskrift / plassering	Feltnavn i skjemaet	Merknad
Tittel	(skjemaets tittel)	Hentes fra tittelen på Survey123-skjemaet. «gårdsnummer/bruksnummer» legges til automatisk.
Navn	fornavn, etternavn	Vises som «Etternavn, Fornavn». Mangler begge, brukes navn og deles automatisk i for- og etternavn.
Adresse	adresse	Vises kun hvis feltet finnes og er fylt ut.
E-post	e_post (eller email)
Innspill sendes på vegne av	felt med ledetekst «Jeg sender innspill på vegne av»	Ved valget «Annet» brukes verdien fra spesifiser_hvem_du_sender_innsp.
Gbnr	g_rdsnummer, bruksnummer	Vises som «gårdsnummer/bruksnummer».
Innspill	skriv_inn_ditt_innspill eller innspill_tekst	Fritekst, vises sist. Begge feltnavnene gjenkjennes.
Øvrige spørsmål	(alle andre felter)	Overskriften er feltets ledetekst (alias) i skjemaet. Datofelter vises som «DD/MM ÅÅÅÅ».

Felter som ikke vises i PDF-en

Noen felter brukes til metadata på journalposten i stedet for å skrives i selve PDF-en:

• Telefonnummer (telefonnummer eller telefon), e-post og navn registreres som avsender på journalposten.
• Saksnummer (saksnr eller saksnummer, eventuelt fra webhook-URL-en) blir saksnøkkel på journalposten.
• Samtykke- og personvernfelter, systemfelter og rene hjelpefelter tas ikke med.
• Vedlegg listes ikke i PDF-en. De arkiveres som egne dokumenter på journalposten.

Filnavnet på PDF-en hentes fra feltet overskrift_for_innspill hvis det finnes. Hvis ikke, får filen et navn på formen Innspill_<tilfeldig-id>.pdf.

Eksempel

Et skjema med disse verdiene:

• fornavn: Kari
• etternavn: Nordmann
• telefonnummer: 99 99 99 99
• adresse: Storgata 1
• e_post: kari@example.no
• g_rdsnummer: 71, bruksnummer: 24
• «Gjeldende formål i kommuneplan»: 5100 - LNFR
• skriv_inn_ditt_innspill: Ønsker at området settes av til boligformål.

gir en PDF med følgende innhold (forenklet visning, der overskriftene vises i halvfet og tittelen er sentrert):

                Innspill til kommuneplanens arealdel 71/24

Innsender
    Navn:
        Nordmann, Kari
    Adresse:
        Storgata 1
    E-post:
        kari@example.no

Gbnr
71/24

Gjeldende formål i kommuneplan
5100 - LNFR

Innspill
Ønsker at området settes av til boligformål.

Legg merke til at telefonnummeret ikke står i selve PDF-en. Det registreres som avsender på journalposten.

Vedlegg

Hvert innsendt skjema kan ha ett eller flere vedlegg. Alle vedleggene arkiveres som separate dokumenter på journalposten.

Følgende filtyper støttes:

Kategori	Filtyper
Bilder	JPEG, PNG, GIF, BMP, TIFF, WebP
Dokumenter	PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
Annet	Ren tekst (.txt), GeoJSON, JSON

HEIC og AVIF kan også fungere, men dette varierer mellom miljøer og er ikke garantert.

OBS

Hvis et innsendt skjema har et vedlegg med en filtype som ikke står på listen, vil hele journalposten feile. Vi støtter ikke delvis arkivering: enten arkiveres alle vedlegg, eller ingen.

Legge til webhook

1. Åpne skjemaet på administrasjonssiden for Survey123, og gå til Webhooks under innstillingene.

   

2. Gi webhooken et navn.

3. Lim inn denne URL-en under Nyttelast-url, og erstatt KUNDENAVN og SAKSNUMMER. Se Kundenavn og Saksnummer.

   https://webhook.kommunegis.no/geointegrasjon/KUNDENAVN/survey123?saksnummer=SAKSNUMMER

   

4. Kontroller at innstillingene for webhooken er som på skjermbildet:

   

Kundenavn

Hvis dere er en kommune, brukes kommunens navn. Hvis dere er usikre på hvilket navn dere skal bruke, ta kontakt med Geodata.

Saksnummer

Saken der innspill skal lagres som journalposter. Formatet er år/sekvensnummer, for eksempel 2026/123 eller 26/123. Noen arkivsystemer krever firesifret år, andre tosifret. Geodata håndterer forskjellen automatisk, så du kan bruke det formatet som er enklest å taste inn.

Ruting til eByggeSak-arkiv

Kunder som har et eByggeSak-arkiv ved siden av sitt primære arkiv, kan rute journalposter dit ved å legge til &archive=ebyggesak i webhook-URL-en. Per i dag er ebyggesak den eneste støttede verdien.

Standard URL (primært arkiv):

https://webhook.kommunegis.no/geointegrasjon/KUNDENAVN/survey123?saksnummer=SAKSNUMMER

URL som ruter til eByggeSak-arkivet:

https://webhook.kommunegis.no/geointegrasjon/KUNDENAVN/survey123?saksnummer=SAKSNUMMER&archive=ebyggesak

Parameteret er valgfritt. Hvis det utelates, brukes det primære arkivet. eByggeSak-arkivet må klargjøres av Geodata før dere kan bruke parameteret. Ta kontakt med oss hvis dere har behov for ruting til andre arkiver.